Automaattiset kirjaukset

Siirry kohtaan: Asetukset → Automaattiset kirjaukset → Palkat ja varmista, että seuraavat tilit on määritetty:

• Kertaluonteiset vähennykset: 2961
• Luontoisetujen vastatili: 5990
  

📊 Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut

Siirry kohtaan: Asetukset → Palkkojen asetukset → Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut

Tarkista, että maksuille on määritetty oikeat velka- ja kulutilit:

• Työnantajan sairausvakuutusmaksu (Sava)
  • Velka: 2923 Sava-velka
  • Kulutili: 6300 Sairausvakuutusmaksu
• Työnantajan työeläkevakuutusmaksu (TyEL)
  • Velka: 2963 TyEL-velka
  • Kulutili: 6130 TyEL-maksut
• Työntekijän työeläkevakuutusmaksu
  • Velka: 2963 TyEL-velka
  • Kulutili: ei määritetä
• Työnantajan työttömyysvakuutusmaksu
  • Velka: 2966 Työttömyysvakuutusmaksuvelka
  • Kulutili: 6410 Työnantajan työttömyysvakuutusmaksut
• Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu
  • Velka: 2966 Työttömyysvakuutusmaksuvelka
  • Kulutili: ei määritetä
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu
  • Velka: 2967 Tapaturmavakuutusmaksuvelka
  • Kulutili: 6400 Tapaturmavakuutusmaksut

⚠️ Huomioitavaa

Päivitä tapaturmavakuutuksen prosentti yrityksen oman sopimuksen mukaisesti ja varmista, että “Sovelletaan työnantajaan” -valinta on aktiivinen.

🌴Loma- ja korvaustyypit

Siirry kohtaan: Asetukset → Palkkojen asetukset → Loma- ja korvaustyypit

Tarkista kulutilit:

• Kiinteä lomapalkka: 5000 Palkat ja palkkiot
• Kiinteä lomakorvaus työsuhteen päättyessä: 5100 Lisät ja korvaukset
• Lomakorvaus (9 % ja 11,5 %): 5000 Palkat ja palkkiot
• Lomaraha ja lomarahavapaa: 5000 Palkat ja palkkiot
• Palkaton vapaa: 5000 Palkat ja palkkiot
• Sairaus- ja perhevapaat
  • Sairausajan palkka: 5300
  • Raskausvapaan palkka: 5300
  • Vanhempainvapaan palkka: 5300
• Lomapalkka, lauantai
  • Ei tarvitse kulutiliä – käytetään vain kuukausipalkan kohdalla, silloin kun lauantailta halutaan huomioida lomapäivä, mutta lomapalkka lasketaan ma-pe.
    

🚗Luontoisedut

Siirry kohtaan: Asetukset → Luontoisedut

Tarkista, että sosiaalivakuutusmaksut on määritetty oikein luontoisetujen käsittelyn mukaan:

• Veronalaiset edut
  → kaikki sosiaalivakuutusmaksut valittuna
• Verovapaat edut
  → ei sosiaalivakuutusmaksuja

⚠️ Erityistilanne:
Jos etu esim. työsuhdematkalippu sisältyy bruttopalkkaan, varmista että tarvittavat sosiaalivakuutusmaksut ovat valittuna. Näin etu huomioidaan oikein vakuutusmaksujen perusteessa.

✅ Lopuksi

Kun kaikki asetukset on tarkistettu, varmista vielä että:

• tilikartta vastaa yrityksen kirjanpitoa
• prosentit ja vakuutukset ovat ajan tasalla

Näin varmistat, että palkanlaskenta toimii oikein alusta alkaen.

⚙️ Palkka-asetukset yleisesti

Kohdassa Asetukset → Palkkojen-asetukset hallitaan palkanlaskennan keskeisiä määrityksiä. Näiden asetusten perusteella ohjelma laskee palkat, vähennykset ja sivukulut automaattisesti. Ohjelmaan on tehty esiasetuksia, mutta voit tarvittaessa lisätä myös uusia tyyppejä / lajeja.

Valitse vasemman reunan valikosta haluttu osa-alue:

• Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut
  Määritä käytettävät lakisääteiset maksut ja niiden prosentit.
• Loma- ja korvaustyypit
  Hallitse lomapalkkojen, lomakorvausten ja poissaolojen käsittelyä.
• Palkkalajit
  Määritä käytössä olevat palkkalajit (esim. palkka, lisät ja korvaukset).
  Voit lisätä uusia palkkalajeja tai muokata olemassa olevia. Vain aktiiviset palkkalajit ovat käytettävissä palkanlaskennassa.
• Luontoisedut
  Määritä luontoisetujen käsittely sekä niihin liittyvät vakuutusmaksut.

⚠️ Huomioitavaa

• Tarkista asetukset aina käyttöönoton yhteydessä
• Päivitä maksujen prosentit säännöllisesti
• Varmista, että käytössä ovat vain tarvittavat ja aktiiviset palkkalajit

Virheelliset asetukset vaikuttavat kaikkiin palkkalaskelmiin ja viranomaisilmoituksiin.

📊Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut

Kohdassa Asetukset → Palkkojen asetukset → Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut voit hallinnoida tietoja ja lisätä uusia – valitsemalla Lisää uusi.

Uutta lisätessä, nimeä, valitse ostovelkojen tili, tarvittaessa kulutili sekä maksunsaaja. Määritä laskentatapa (esim. kiinteä %) ja anna oletusprosentti. Voit rajata maksun koskemaan tiettyä ikäryhmää sekä valita, sovelletaanko maksua työnantajaan. Uusi maksu tulee käyttöön, kun se on aktiivinen.

⚠️ Huomioitavaa
Työntekijäkohtaiset palkanlaskennassa käytettävät sosiaalivakuutusmaksut valitaan työntekijäkortilla. Sosiaalivakuutusmaksujen prosentit on määritetty palkkojen asetuksissa. Varmista, että jokaisella työntekijällä on kaikki tarvittavat maksut aktiivisina. Aktiivinen tila tarkoittaa, että maksu huomioidaan automaattisesti palkanlaskennassa.

Tarkista seuraavat maksut ja niiden prosentit:

• Työnantajan sairausvakuutusmaksu
• Työnantajan työeläkevakuutusmaksu (TyEL)
• Työntekijän työeläkevakuutusmaksu
• Työnantajan työttömyysvakuutusmaksu
• Työntekijän työttömyysvakuutusmaksu
• Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksu

Prosentit tulee syöttää voimassa olevien lakisääteisten tai vakuutusyhtiökohtaisesti sovittujen arvojen mukaisesti. Erityisesti tapaturmavakuutusmaksu vaihtelee yrityskohtaisesti, joten se tulee aina tarkistaa omasta vakuutussopimuksesta.

Ennakonpidätys ja lisäennakonpidätys määräytyvät työntekijän verokortin perusteella, eikä niille tarvitse syöttää prosenttia tässä näkymässä.

⚠️ Huomioitavaa

• Tarkista prosentit vuosittain, sillä ne voivat muuttua
• Varmista, että kaikki maksut ovat aktiivisia ennen palkanlaskennan aloittamista
• Puuttuva tai virheellinen prosentti vaikuttaa suoraan palkkalaskelmiin ja viranomaisilmoituksiin

👤Uuden työntekijän lisääminen

Uuden työntekijän lisääminen onnistuu kohdassa Palkat → Työntekijät → Uusi työntekijä.

Syötä työntekijän perustiedot ensin. Nimi, tehtävänimike, henkilötunnus. Osoitetiedot ja pankkiyhteys on tärkeä palkan maksamista varten. Lisätietoihin täydennetään syntymäpäivä ja sähköposti.

Palkkatiedot-osiossa määritetään työntekijän työsuhteeseen, työaikaan ja vuosilomaan liittyvät keskeiset asetukset. Syötä kenttään Sopimuksen alku päivä, eli työsuhteen aloituspäivä. Tämä tieto on pakollinen ja vaikuttaa muun muassa palkanlaskennan sekä vuosilomien kertymiseen. Sopimuksen päättyminen kohtaan voidaan tarvittaessa lisätä työsuhteen päättymispäivä. Kenttä jätetään tyhjäksi, jos työsuhde on toistaiseksi voimassa oleva.

YEL-yrittäjä -valinta aktivoidaan, jos työntekijä kuuluu yrittäjän eläkevakuutuksen (YEL) piiriin. Tavallisten palkansaajien kohdalla tätä ei valita.

Työajan määrä (%) määrittää työntekijän työajan suhteessa kokoaikaiseen työhön. Esimerkiksi arvo 100 tarkoittaa kokoaikaista työntekijää ja 50 osa-aikaista työaikaa.

Kenttään Työpäivän pituus syötetään yhden työpäivän normaali kesto tunteina. Tätä tietoa käytetään esimerkiksi lomapäivien ja poissaolojen laskennassa.

Valinta Kertyykö vuosilomaa määrittää, kerryttääkö työntekijä vuosilomaa. Kun valinta on aktiivinen, lomaoikeuksiin liittyvät kentät tulevat käyttöön. Kertyykö vuosilomaa – painikkeen ollessa aktiivinen ohjelma kerryttää aina lomaa joko 2 tai 2,5 pv riippuen työsuhteen kestosta. Ohjelma ei huomioi 35 tunnin tai 14 päivän sääntöä.

Lomaoikeus (ensimmäisenä vuonna) määrittää, kuinka monta lomapäivää työntekijälle kertyy kuukaudessa työsuhteen ensimmäisen vuoden aikana.

Lomaoikeus (ensimmäisen vuoden jälkeen) määrittää lomapäivien kertymän työsuhteen jatkuttua yli vuoden.

Alkuperäiset lomasaldot -osiossa määritetään työntekijän aiemmin kertyneet ja käytetyt lomapäivät, jos työntekijä siirtyy järjestelmään kesken työsuhteen. Jos työntekijä aloittaa työsuhteen uutena eikä aiempia lomia ole kertynyt, tätä osiota ei tarvitse täyttää.

Kenttä Tilanne määrittää päivämäärän, johon asti lomasaldot syötetään. Tämä on tärkeää, jotta järjestelmä osaa jatkaa lomien kertymistä oikein tästä ajankohdasta eteenpäin.

Voit myös lisätä lomavuosikohtaiset tiedot valitsemalla Lisää lomasaldoa toiselle vuodelle. Lomavuosi, eli vuosi jolloin lomia pidetään. Esim. lomaa kertynyt ajalla 1.4.2025-31.3.2026, lomia aletaan pitää vuonna 2026 > Merkitään lomavuodeksi 2026. Jokaiselle lomavuodelle syötetään erikseen.

• Lomavuosi, jota tiedot koskevat
• Kertyneet lomapäivät, eli siihen mennessä ansaitut lomat
• Käytetyt lomapäivät, eli jo pidetyt lomat
• Käyttämättä, joka lasketaan automaattisesti kertyneiden ja käytettyjen erotuksena

Tiedot kannattaa syöttää mahdollisimman tarkasti aiemman järjestelmän tai kirjanpidon perusteella, jotta lomaseuranta jatkuu oikein SimplBooksissa.

✅ Lopuksi, tarkista vielä, että kaikki tarvittava tieto on lisättynä, kuten henkilötunnus ja ammattiluokka jotka vaaditaan tulorekisteriraportointia varten. Varmista myös, että kaikki tiedot vastaavat työntekijän työsopimusta ja työehtosopimusta.

📄Verokortti

Voit lisätä työntekijälle uuden verokortin valitsemalla Lisää uusi verokortti. Valitse verokortin tyyppi ja syötä voimassaoloaika kohtiin Voimassa alkaen ja Voimassa asti.

Anna verokortin mukaiset tiedot:

• Perusveroprosentti
• Lisäveroprosentti
• Tuloraja

Tarvittaessa voit syöttää myös verokortilla aiemmin maksetut palkat, jos verokortti on ollut käytössä jo ennen SimplBooksia.

⚠️ Huomioitavaa! Ennen palkkojen laskemista, varmista että työntekijäkohtaiset Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut on myös valittuna, jotta verokorttia käytetään automaattisesti ennakonpidätyksen laskennassa.

💰Palkkatiedot

Voit lisätä työntekijälle palkan valitsemalla Lisää uusi palkkatyyppi.

Valitse palkkalaji ja palkkakausi (esim. kuukausipalkka). Syötä bruttosumma, joka toimii palkan laskennan perustana.

Määritä palkalle voimassaoloaika:

• Voimassa alkaen (pakollinen)
• Voimassa asti (tarvittaessa)

Palkkatietoa käytetään automaattisesti palkanlaskennassa.

Palkkalajit

Kohdassa Asetukset → Palkkojen asetukset → Palkkalajit

Palkkalajit määrittävät, mistä osista työntekijän palkka muodostuu (esim. palkka, lisät ja korvaukset).

Voit lisätä uuden palkkalajin valitsemalla Lisää uusi palkkalaji. Lisätessä uusia palkkoja tulee huomioida myös oikea tulolajikoodi tulorekisteriraportointia varten.

Uuden palkkalajin lisääminen

Anna palkkalajille nimi ja valitse kulutili, jolle palkka kirjataan.

Määritä tarvittaessa palkkalajin tyyppi ja varmista, että Aktiivinen-valinta on päällä, jotta palkkalajia voidaan käyttää palkanlaskennassa.

Voit halutessasi ottaa palkkalajin mukaan KTA-laskentaan.

Valitse lisäksi, mitä ennakonpidätyksiä ja työnantajamaksuja palkkalajiin sovelletaan. Valitut maksut vaikuttavat siihen, mitä vähennyksiä ja sivukuluja palkasta lasketaan.

📅 Kalenteri

Kalenterin käyttö on oleellinen osa palkanlaskentaa. Kalenterissa hallitaan työntekijöiden työskentelyyn ja poissaoloihin liittyviä tapahtumia. Näet yhdellä silmäyksellä työntekijöiden tilanteen, kuten lomat, sairauspoissaolot ja muut tapahtumat.

Kalenteriin voidaan lisätä esimerkiksi sairauspoissaolot, vuosilomat, perhevapaat sekä muut palkkaan vaikuttavat tapahtumat. Tapahtumat lisätään suoraan halutulle päivälle työntekijäkohtaisesti.

Voit lisätä uuden tapahtuman valitsemalla +Lisää tapahtuma. Valitse työntekijä ja määritä tapahtuman ajankohdan Alku ja Loppu.

Valitse tapahtuman tyyppi, joka määrittää miten tapahtuma vaikuttaa palkanlaskentaan (esim. lomapalkka, sairausajan palkka tai muu korvaus). Voit lisätä myös muistion, joka ei vaikuta palkkoihin.

Kalenteriin kirjatut tapahtumat siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan valitun tapahtumatyypin mukaisesti. Näin esimerkiksi sairausajan palkka tai lomapalkka huomioidaan oikein ilman erillistä syöttöä palkkalaskelmalle.

⚠️ Tärkeää ennen palkanlaskentaa

Tarkista aina ennen palkkojen laskemista, että:

• Sairausloma on merkitty vain työpäiville. Jos sairasloman merkitsee esim. viikonlopulle, laskee ohjelma sairasajan palkan myös viikonlopun päiville.
• Kaikki kalenterimerkinnät (esim. lomat ja poissaolot) ovat oikein
• Työntekijän verokorttitiedot ovat ajan tasalla
• Työntekijäkohtaiset sivukulut ja vakuutustiedot on määritetty oikein

Puuttuvat tai virheelliset tiedot vaikuttavat suoraan palkkalaskelmiin ja viranomaisilmoituksiin.

🧾 Uusi palkanlaskenta

Palkkojen laskenta tapahtuu kohdassa Palkat → Palkat → Uusi palkanlaskenta. Palkanlaskennassa muodostetaan työntekijän tai työntekijöiden palkkalaskelma valitulle palkkajaksolle. Jos työntekijäkortille on lisätty esim. kuukausipalkka, tuo ohjelma palkan automaattisesti laskentaan.

Valitse työntekijä ja tarkista perustiedot, kuten palkkajakso, maksupäivä ja kirjanpidon päivämäärä.

Lisää palkkarivit valitsemalla palkkalaji (esim. palkka, tuntipalkka, lisät). Syötä tarvittaessa määrä ja yksikön arvo – järjestelmä laskee summan automaattisesti. Voit lisätä useita rivejä eri palkkalajeille.

Osiossa Ennakonpidätykset ja työnantajamaksut näet palkasta muodostuvat vähennykset ja sivukulut. Ne lasketaan automaattisesti asetusten ja työntekijän tietojen perusteella.

⚠️ Huomioitavaa

• Palkkalajit määrittävät, miten palkka ja lisät käsitellään
• Vähennykset ja sivukulut tulevat automaattisesti – älä muuta niitä ilman syytä
• Varmista, että palkkajakso ja päivämäärät ovat oikein
• Tarkista lopuksi kaikki tiedot huolella

🌴 Lomat ja saldojen korjaus

Palkanlaskennassa lomia hallitaan kalenterin ja loma-asetusten kautta. Järjestelmä laskee lomien kertymisen automaattisesti työntekijän tietojen perusteella.

Erilaiset lomat

Järjestelmässä voidaan käsitellä useita eri lomatyyppejä:

• Vuosiloma
  Kertyy automaattisesti työsuhteen perusteella ja vähenee pidettyjen lomien mukaan.
• Lomakorvaus
  Maksetaan työsuhteen päättyessä tai tilanteissa, joissa lomaa ei pidetä.
• Lomaraha
  Maksetaan erikseen määriteltyjen sääntöjen mukaan.
• Palkaton vapaa
  Ei kerrytä lomaa ja vähentää palkkakuluja.
• Perhevapaat ja sairauspoissaolot
  Vaikuttavat loman kertymiseen asetusten mukaisesti.

Lomat lisätään pääsääntöisesti kalenterin kautta, jolloin ne siirtyvät automaattisesti palkanlaskentaan.

🔄 Lomasaldojen korjaus

Lomasaldoja voidaan tarvittaessa korjata esimerkiksi käyttöönoton yhteydessä tai virhetilanteissa. Muista muuttaa päivämäärä vastaamaan lomapäivien kertymähetkeä. Esimerkiksi jos korjaat lomapäivien kertymän maaliskuun loppuun → Muista vaihtaa päiväykseksi 31.3.

Korjaus tehdään syöttämällä oikeat arvot kohtaan:
Työntekijä → Alkuperäiset lomasaldot

Anna seuraavat tiedot lomavuosittain:

• Kertyneet lomapäivät
• Käytetyt lomapäivät

Järjestelmä laskee automaattisesti jäljellä olevan saldon.

⚠️ Huomioitavaa

• Syötä alkuperäiset lomasaldot vain kerran käyttöönotossa
• Tee korjaukset huolellisesti, jotta lomaseuranta pysyy oikeana
• Kalenteriin merkityt lomat vaikuttavat suoraan palkkalaskelmiin
• Varmista, että työntekijän lomakertymäasetukset ovat oikein

💳 Palkkojen ja verojen maksaminen

Kohdassa Palkat → Maksut voidaan hallita palkkojen maksamista sekä niihin liittyviä maksuja, kuten ennakonpidätyksiä ja työnantajamaksuja.

Maksut-osiossa voidaan kirjata manuaalinen maksu, mutta jos maksu halutaan lähettää pankkiin, täytyy maksu tehdä palkat-näkymässä. Useamman työntekijän palkan voi maksaa kerralla, jos pankki tukee useamman maksun tekemistä (samoin kuin ostolaskuissa). Työnantajasuoritukset voidaan lähettää pankkiin kerralla, koska niistä muodostuu aina vain yksi maksu vaikka sisältäisi useamman palkan ta-maksut.

Listauksessa näet kaikki maksutapahtumat, niiden päivämäärät, summat, tilan sekä lisätiedot (esim. mihin palkkaan tai veroihin maksu liittyy).

Voit lisätä uuden maksun valitsemalla Uusi maksu.

Maksujen käsittely

• Kohdistettu-tila kertoo, että maksu on yhdistetty oikeaan palkkaan tai velkaan
• Maksuja voidaan tarkastella, suodattaa ja hakea hakukentän avulla
• Lisätiedoista näet, mitä maksua tapahtuma koskee (esim. palkka tai verot)

⚠️ Huomioitavaa

• Varmista, että kaikki palkat ja verot on maksettu ja kohdistettu oikein
• Kohdistamattomat maksut voivat aiheuttaa virheitä kirjanpidossa
• Tarkista maksujen tiedot ennen raportointia

📊 Palkkaraportit ja tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin

Palkanlaskennan jälkeen palkkatietoja voidaan tarkastella raporteilla ja ilmoittaa tulorekisteriin.

Palkkaraportit

Raportit löytyvät valikosta: Raportit → Palkkaraportit. HUOM Tulorekisteriraportit löytyy kohdasta Palkat → Tulorekisteriraportit. Muut palkkaraportit raportit-valikosta.

Raporteilta voit tarkastella esimerkiksi:

• maksetut palkat työntekijöittäin
• ennakonpidätykset ja muut vähennykset
• työnantajamaksut
• lomat ja poissaolot

Raportteja voidaan käyttää palkkojen tarkistamiseen, kirjanpidon tukena sekä viranomaisilmoitusten valmistelussa.

📤 Tietojen ilmoittaminen tulorekisteriin

Palkkatiedot ilmoitetaan tulorekisteriin palkanmaksun jälkeen.

Varmista ennen ilmoittamista, että:

• palkkalaskelmat on tarkistettu
• kaikki palkat ja vähennykset ovat oikein
• työntekijöiden tiedot (esim. verokortti ja vakuutukset) ovat ajan tasalla

Tulorekisteriin ilmoitetaan mm.:

• maksetut palkat
• ennakonpidätykset
• työntekijä- ja työnantajamaksut

⚠️ Huomioitavaa

• Ilmoitus tulee tehdä määräajassa palkanmaksun jälkeen
• Virheelliset tiedot tulee korjata ja ilmoittaa uudelleen tulorekisteriin
• Raporttien tarkistus ennen ilmoittamista vähentää virheitä