SimplBooks tekee automaattiset sulkukirjaukset tilikauden vaihtuessa käyttäjän puolesta, kunhan automaattiset kirjaukset on aktivoitu ympäristöasetuksissa. Automaattiset kirjaukset ovat oletuksena päällä ohjelman alkuasetuksissa.

HUOM! Sulkukirjaukset tulevat ohjelmaan heti tilikauden päätyttyä, mutta ne eivät estä edellisen tilikauden kirjanpitoa. Ne päivittyvät automaattisesti jos edeltävään kauteen tehdään muutoksia.

Joissain tilanteissa sulkukirjauksia ei muodostu automaattisesti, jolloin käyttäjän tulisi käydä itse saattamassa ne kuntoon. Yleensä huomaat automaattisten sulkukirjausten puuttumisen siitä, että ohjelma antaa virheilmoituksen: Tase ei ole tasapainossa.

Kaikille tuloslaskelman tileille, joille on tehty kirjauksia tilikauden aikana, muodostuu oma sulkukirjaus tilikauden vaihtuessa. Taseen tileille ei muodostu sulkukirjauksia. Kun sulkukirjaus on kunnossa:

• Sulkukirjaus näkyy kyseisen tilin pääkirjassa tilikauden viimeisellä päivällä.
• Tilin tilikauden alku- ja loppusaldo on nolla.

Asetukset tarkistetaan kohdasta: ASETUKSET > Ympäristöasetukset > ”Automaattiset kirjaukset alkaen”.

• Automaattisten kirjausten aloitusajankohdan tulee olla sama kuin alkusaldojen päivämäärä.
• Alkusaldojen päivämäärän näet kohdasta: KIRJANPITO > Kirjaukset. Alkusaldokirjaus on yleensä kirjaus numero 1.

Kun asetukset on tarkistettu ja kunnossa, voi tuloslaskelma olla nopea tapa tarkistaa sulkukirjausten tilanne, mutta se ei toimi jokaisessa tilanteessa.

Varmempi, mutta hieman työläämpi tapa on tarkistaa tilanne suoraan pääkirjasta.

Mikäli sulkukirjauksissa on ongelmia, tuloslaskelman yläpuolelle tulee useimmiten ilmoitus ja tieto tarkistettavista sulkukirjauksista.

Avaa tuloslaskelma kohdasta: KIRJANPITO > Tuloslaskelma > valitse ajankohdaksi tilikausi jota haluat tarkistaa (yleensä ”edellinen vuosi”).

Mikäli tuloslaskelman yläpuolella ei näy virheilmoitusta, tarkista että kaikkien rivien saldo on nolla jakson alussa.

• Mikäli jonkin rivin alkusaldo on muu kuin nolla, edellistä tilikautta ei ole suljettu oikein.
• HUOM: Tarkasteltavana pitää olla koko tilikausi.

Alkusaldot näkyvät tuloslaskelmalla kun kohdassa ”Muokkaa näkymää” on aktiivisena kohta ”Näytä aloituspäivämäärä”.

Pääkirjan tiedoista näet varmuudella sen, ovatko sulkukirjaukset muodostuneet tileille oikein. Avaa pääkirja kohdasta: KIRJANPITO > Pääkirja > valitse haluamasi tilikausi (yleensä ”edellinen vuosi”).

• Käy läpi kaikki tuloslaskelman tilit (alkaen tilistä 3000 eteenpäin).
• Tarkista jokaisen tilin kohdalla, että sulkukirjaus on muodostunut ja tilin loppusaldo on nolla.
• Mikäli sulkukirjausta ei ole lainkaan tai se on muodostunut väärin, niin tilin loppusaldo ei ole nolla.
• Mikäli tuloslaskelman tilillä alkusaldo on muu kuin nolla, sulkukirjauksen virhe on edellisellä tilikaudella.

Avaa sen tilin pääkirja, jonka sulkukirjauksen haluat korjata. Pääkirjaan pääset aina kohdasta: KIRJANPITO > Pääkirja > valitse haluamasi tilikausi.

Huomioithan että sulkukirjaukset eivät muodostu taseen tileille, vain ainoastaan tuloslaskelman tileille, tilistä 3000 eteenpäin.