Tiliotteen tuonti nopeuttaa ohjelman käyttöä. Silloin maksut ja suoritukset kohdistuvat laskuihin automaattisesti, eikä tilitapahtumia tarvitse syöttää käsin ohjelmaan.
SimplBooksiin voi tuoda pankkitiliotteen csv- tai xml-muodossa. Tarkista omasta verkkopankistasi saako sieltä mainittuja tiedostomuotoja.
Tässä ohjeessa kerrotaan, miten tiliotetiedosto tuodaan ohjelmaan ja miten pankkitilitapahtumat tarkistetaan.
HUOM! SimplBooksissa on käytössä myös pankkiyhteydet, joita voit kokeilla 3 kk ilmaiseksi. Saat pankkiyhteydet käyttöön hetkessä verkkopankkitunnuksilla, minkä jälkeen tilitapahtumat ja pankkitilin saldo tulevat automaattisesti SimplBooksiin. Voit myös maksaa laskuja suoraan ohjelmasta. Katso ohje pankkiyhteyden käyttöönotosta.
1. TILIOTTEEN TUONTI SIMPLBOOKS-OHJELMAAN
Ennen tiliotteen tuontia SimplBooks-ohjelmaan, sinun on ladattava se koneellesi yrityksesi verkkopankista. Verkkopankista ladattavan tiedoston on oltava csv- tai xml- tiedostomuodossa.
Tuo ladattu tiliote ohjelmaan kohdasta TOIMINNOT > Suoritukset > Pankkitapahtumien tuonti (pilvikuvake jossa nuoli ylöspäin).
Valitse avautuvassa ”Tietojen tuonti” -ikkunassa tiliote, jonka tallensit koneelle aikaisemmin sekä tilitapahtumien kirjanpidossa oleva pankkitili.
Tarvittaessa voit lisätä tai muuttaa pankkitilejä kohdasta ASETUKSET > Pankkitilit ja kassat. Lisää pankkitilin asetuksista pääset lukemaan tästä.
2. TUOTAVIEN SARAKKEIDEN NIMEÄMINEN
Tuonnin esikatselu näyttää tiliotteen tiedot sarakkeisiin jaoteltuna. Sarakkeille valitaan pudostusvalikoista otsikot, joiden perusteella ohjelma vie tiedot oikeisiin kenttiin. Valitse vain seuraaville sarakkeille otsikot pudotusvalikosta:
- Kirjauspäivä: Kirjanpidon päivämäärä
- Määrä euroa: Summa
- Saaja/Maksaja: Maksajan tai maksunsaajan nimi
- Viite: Viitenumero
- Viesti: Tapahtuman selite
- (Arkistointitunnus vain jos tiliotteella on muuten samanlaisia tapahtumia)
Kun olet valinnut sarakkeille otsikot, valitse sivun alareunasta ”Tuo ja tallenna pohja”. Sarakkeiden asetukset jäävät talteen ja seuraavalla kerralla voit valita tuonnin ensimmäisessä vaiheessa tallennetun pohjan. Silloin toinen vaihe jää väliin.
3. TILITAPAHTUMIEN TARKISTUS
Ohjelma yhdistää tilitapahtumat eli tiliotteella näkyvät maksut (menot) ja suoritukset (tulot) ohjelmassa oleviin laskuihin toimittajan (maksunsaajan) nimen, asiakkaan (maksajan) nimen ja viitenumeron avulla.
- Jos ohjelmasta löytyy lasku ja tiedot täsmäävät, ohjelma yhdistää tilitapahtuman laskuun automaattisesti.
- Jos kyseisellä toimittajalla, asiakkaalla tai viitenumerolla ei ole ohjelmassa laskua, tai tiedot eivät täsmää (esimerkiksi nimi poikkeaa ohjelmaan tallennetusta), ohjelma jättää tilitapahtuman virheelliseen tilaan.
- Nämä tapahtumat voi joko yhdistää laskuun manuaalisesti tai niistä voi tehdä kirjanpidon kirjauksen.
Jos poistut tässä vaiheessa sivulta, pääset takaisin käsittelemättömiin pankkitapahtumiin ohjelman etusivulta.
A. Jos ohjelmasta löytyi toimittaja tai asiakas, mutta ei laskua, valitse sopiva avoinna oleva lasku painamalla ”Valitse laskut”. Laskun valitsemisen jälkeen tilitapahtuma muuttuu virheellisestä ”kunnossa”-tilaan.
B. Niistä tilitapahtumista jotka eivät liity ohjelmassa oleviin osto- tai myyntilaskuihin tehdään kirjanpidon kirjaus. Valitse tilitapahtuman vasemman yläkulman pudotusvalikosta ”kirjanpidon kirjaus” ja täydennä tiliöinnit. Voit halutessasi käyttää tallennettuja oletuskirjauksia sekä lisätä kirjaukselle liitteen.
Tallenna kunnossa olevat rivit joko yksitellen tai sivun yläreunasta. Kaikki tuodun tiliotteen tapahtumat ovat nyt ohjelmassa.
Hei,
Olisiko maksaminen ohjelmasta mahdollista?
Hei Tiina,
Tällähetkellä ohjelmassa ei ole maksuyhteyttä pankin kanssa, mutta saamme sen SimplBooksiin todennäköisesti ensi vuonna.
Terveisin, Silver Sirel
Hei!
Osaako ohjelma automaattisesti kirjata esim. pankkien palvelumaksut tms. toistuvat kulut tai suoritukset oikealle tilille? Vai pitääkö nekin kirjata aina manuaalisesti?
Hei,
Voit tehdä pankkien palvelumaksuista oletuskirjauksen kohdasta: ASETUKSET/ Ympäristöasetukset> Oletuskirjaukset. Tämä nopeuttaa tiliotteen kirjausten tekemistä.
Terveisin,
Onko mahdollista saada webservices kanava, jotta saisi tiliotteet suoraan ohjelmaan?
https://www.op.fi/yritykset/tietoa-ohjelmistotoimittajille/yhteyskanavat
Hei Toni!
Olemme kehittäneet ohjelmaan PSD2-pankkiyhteyden: https://support.simplbooks.fi/fi/kayttoohjeet/pankkiyhteydet-tilitapahtumat-saldot-ja-ostolaskujen-maksaminen-simplbooksissa/
PSD2-teknologia tarjoa monia etuja webservice-kanavaan verrattuna.
Saamme pankkiyhteydet todennäköisesti käyttöön kaikille asiakkaille kuukauden sisällä. Lähetämme siitä uutiskirjeen ja ilmoituksen ohjelmaan.
Terveisin,
Yllä ohjeesa vihreässä laatikossa lukee:”SimplBooksiin voi tuoda pankkitiliotteen vain csv-muodossa tai xml-muodossa. ”
Ja hieman alempanana:”Verkkopankista ladattava tiedosto on oltava CSV- tiedostomuodossa.”
Miten tämä pitäisi ymmärtää? Pankki tarjoaa xml-tiedostoa.
Hei Timo,
Kiitos viestistäsi. Tiedoston tulisi olla csv-muodossa. Korjasin ohjeen, johon oli vahingossa lipsahtanut myös xml-muoto.
Aurinkoista päivää ja jos lisäkysymyksiä herää, niin autamme mielellämme osoitteessa support@simplbooks.fi.
Ystävällisin terveisin, Milla 🙂