Tässä ohjeessa kerrotaan, miten voit muuttaa laskujen, tarjousten ja varastokirjausten automaattista numerointia.
Mitä automaattinen numerointi tarkoittaa?
Automaattinen numerointi tarkoittaa, että ohjelma luo juoksevan numeron laskuille ym. automaattisesti hyvän kirjanpitotavan mukaisesti järjestyksessä, eikä numeroita tarvitse syöttää itse.
📢 Huom! Ohjelmassa on valmiina automaattisen numeroinnin asetukset, eli muutoksia tarvitsee tehdä vain jos et halua käyttää oletusasetuksia.
1. Automaattista numerointia muutetaan kohdassa Asetukset > Ympäristöasetukset
Ohjelma numeroi automaattisesti seuraavia asiakirjoja:
- Myyntilaskut ja ostolaskut
- Tarjoukset ja myyntitilaukset
- Matkalaskut ja kululaskut
- Varastokirjaukset
2. Automaattisen numeroinnin kaava
Automaattisen numeroinnin kaava määrittää millaisessa muodossa laskujen ja tositteiden numerot muodostuvat ohjelmassa. Kaava koostuu erilaisista merkeistä, joista jokaisella on oma merkityksensä.
Kaavassa käytettävät merkit:
- Y = Vuosi
- M = Kuukausi
- D = Päivä
- T = Kirjanpidon päivä (esim. TY, TM, TD)
- 1-5N määrittää juoksevan numerosarjan pituuden
Kaavan merkit erotetaan toisistaan %-merkillä.
Kaavassa voi käyttää myös joitain kirjaimia ja välimerkkejä.
📢 Huom! N-kirjainta edeltävä numero määrittää juoksevan numerosarjan pituuden. Jos määritelty numerosarja tulee täyteen, numerointi alkaa alusta.
Esimerkiksi %2N tarkoittaa, että juokseva numerointi on kahden numeron mittainen (1-99). Tämän jälkeen numerointi alkaa alusta. Tästä syystä suosittelemme käyttämään laskunumeroissa myös vuotta ja/tai kuukautta, jotta laskunumeroiden toistuminen vältetään.
3. Esimerkkejä
- Muodostaa laskun 25001 (vuoden ensimmäinen lasku, jossa vuosiluvun jälkeen tulee kolmen numeron juokseva sarja)
- Numerointi alkaa aina vuoden alusta uudelleen:
- Vuoden 2026 ensimmäinen lasku = 26001
- Vuoden 2027 ensimmäinen lasku = 27001
- Muodostaa laskun 25030001 (maaliskuun 2025 ensimmäinen lasku, jossa kuukauden jälkeen tulee neljän numeron juokseva sarja)
- Numerointi alkaa aina kuukauden alusta uudelleen:
- Huhtikuun 2025 ensimmäinen lasku = 25040001
- Toukokuun 2025 ensimmäinen lasku = 25050001
- Muodostaa laskun ML-2503-001 (maaliskuun 2025 ensimmäinen myyntilasku, jossa kuukauden jälkeen tulee neljän numeron juokseva sarja, sekä etuliite ML ja väliviivat)
- Numerointi alkaa aina kuukauden alusta uudelleen:
- Huhtikuun 2025 ensimmäinen lasku = ML-2504-001
- Toukokuun 2025 ensimmäinen lasku = ML-2505-001
Jätä kommentti: