Tässä ohjeessa kerrotaan, miten voit muuttaa laskujen, tarjousten ja varastokirjausten automaattista numerointia.
Automaattinen numerointi tarkoittaa, että ohjelma luo juoksevan numeron laskuille ym. automaattisesti hyvän kirjanpitotavan mukaisesti järjestyksessä, eikä numeroita tarvitse syöttää itse.
HUOM: Ohjelmassa on valmiina automaattisen numeroinnin asetukset, eli muutoksia tarvitsee tehdä vain jos et halua käyttää oletusasetuksia.
Ohjelma numeroi automaattisesti seuraavia asiakirjoja:
- Myyntilaskut ja ostolaskut
- Tarjoukset ja myyntitilaukset
- Matkalaskut ja kululaskut
- Varastokirjaukset
Automaattisen numeroinnin kaava
Ohjelmassa kaavojen merkit ovat:
- Y = Vuosi
- M = Kuukausi
- D = Päivä
- 1-5N määrittää juoksevan numerosarjan pituuden
Merkit erotetaan toisistaan %-merkillä. Numeron kaavassa voi käyttää myös joitain aakkosia ja välimerkkejä.
HUOM: Kaavassa numero ennen N-kirjainta määrittää juoksevan numerosarjan pituuden, ja jos määritelty numerosarja loppuu, numerointi alkaa alusta.
- Esimerkiksi %2N tarkoittaa, että juokseva numerointi on kahden numeron mittainen eli välillä 1-99. Sen jälkeen numerointi alkaa alusta. Suosittelemme tästä syystä käyttämään myös vuoden ja/tai kuukauden numeroa laskunumeroissa, se estää laskunumeroiden toistumisen.
Kaava: %Y3N
- Muodostaa laskunumeron 24001 (vuoden 2024 ensimmäinen lasku, vuosiluvun jälkeen tulee juokseva kolmen numeron sarja).
- Numerointi alkaa aina vuoden alusta uudelleen, eli esim. vuoden 2023 ensimmäinen lasku = 23001, vuoden 2024 ensimmäinen lasku = 24001.
Kaava: %Y%M%4N
- Muodostaa laskunumeron 24030001 (maaliskuun 2024 ensimmäinen lasku, kuukauden jälkeen neljän numeron sarja).
- Numerointi alkaa aina kuukauden alusta uudelleen, esim. maaliskuun 2024 ensimmäinen lasku = 24030001, huhtikuun ensimmäinen lasku = 24040001.
Kaava: ML-%Y%M-3N
- Muodostaa laskunumeron ML-2403-001 (maaliskuun 2024 ensimmäinen myyntilasku, numerossa etuliite ML sekä väliviivat).
Jätä kommentti: